一封信的格式包括开头称呼、问候语、正文、祝颂语、署名和日期。
1、平时对收信人如何称呼信上也如何称呼，写给长辈的，按长辈称呼，如祖父、伯父、伯母等写给平辈的，比自己年长的称哥哥、姐姐等，比自己年幼的称弟弟、妹妹等，也可以直接称呼名字，写给晚辈的可以直接写名字。
2、问候是一种文明礼貌行为也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是您好、近好依时令节气不同，也常有所变化，如新年好、春节愉快，问候语写在称呼下一行前面空两格常自成一段，问候语之后常有几句起始语。
3、正文的主要部分主体文即写信人要说的话，动笔之前就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事更要注意主次分明有头有尾，详略得当最好是一件事一段落不要混为一谈。
4、祝颂语要根据收信人的身份写表示祝愿的话以示礼貌，一般性的祝词此致敬礼，格式是另起一行空两格写此致，敬礼下一行顶格写，给长者的信往往写祝您健康长寿，给朋友写祝工作顺利，给晚辈写祝你学习进步祝前空两格祝福语顶格写。
5、在书信最后一行署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给的亲属、朋友，可加上自己的称呼，如儿、弟、兄、侄等，后边写名字，不必写姓。如果是写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。
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